Estimado cliente:
En las últimas semanas hemos introducido numerosas e importantes novedades en el módulo de Identificación de Requisitos y Evaluación del Cumplimiento.
El módulo está concebido de una forma muy flexible y con una gran potencialidad. Cada empresa o entidad va a encontrar la solución ajustada a sus demandas, bien sea una entidad pequeña y sencilla o un gran grupo empresarial.
Aún ofreciendo múltiples posibilidades, le va a resultar muy sencillo de manejar una vez entienda las bases mínimas de cómo está estructurado.
Aparte de una lógica que le facilitará entenderlo, va a encontrar también Ayudas en Información, y mensajes que le van aclarando cada situación, qué es lo siguiente que debe hacer, etc.
Le invito a ir probando y conociendo las novedades.
Y si quiere que le ayudemos con alguna explicación, no tiene nada más que llamarnos, y le atenderemos.
Todavía se realizarán algunas pequeñas mejoras (traducción de mensajes, inclusión de nuevas explicaciones e informaciones, nuevos informes en pdf o Excel, correcciones técnicas…), pero el módulo está listo para su uso.
Para cuando usted guste.
Le destaco algunas de las características fundamentales de este módulo:
Le recordamos los Pasos previos antes de poder acceder al módulo de Requisitos Legales y Evaluación del cumplimiento:
- Los Requisitos pueden derivar de una Norma legal incluida en InfoSald o de un Documento propio.
Es decir, puede incluir documentos propios, como una Licencia o Autorización, una Declaración de Impacto ambiental, un procedimiento interno…, e integrarlos con los requisitos derivados de las disposiciones legales.
- ¿Cómo dar de alta Requisitos de cliente, en relación a un Centro/Unidad?
3 opciones:
1) Exportando un requisito de InfoSald.
2) Escribiendo desde cero un requisito, asociado a una norma legal incluida en InfoSald.
3) Escribiendo un requisito asociado a un Documento propio.
Estas 3 opciones las encontrará perfectamente explicadas y documentadas una vez se ponga a trabajar con el módulo.
- Distintas posibilidades de filtro para la visualización de los Requisitos de cliente.
Bien todos los de un Entorno de Trabajo, o bien todos los de una Norma Legal o un Documento Propio.
Con varios filtros (por Centro/Unidad, Referencia,…)
- La identificación de Requisitos se realiza en función de Centros/Unidades. Una misma licencia puede dar de alta uno o más Centros/Unidades.
- De entrada, podrá hacer 2 Evaluaciones del cumplimiento por año y Centro/Unidad, pero se puede incrementar el número si fuera preciso.
- Trazabilidad de quién y cuándo crea o modifica los datos.
Identificado como “individuo” el sistema hace una detallada trazabilidad, por ejemplo, de quién importa un requisito para un determinado Centro/Unidad. O de quién considera y dice que un requisito se cumple.
- Diseñado para el trabajo en equipo o de forma individual:
Con múltiples posibilidades, según la estructura y particularidades de la empresa: intervención de varias personas de una misma empresa o también de un asesor/consultor externo en relación a una determinada empresa.
- Diseñado para que la información introducida por una persona sea útil a otros, en el presente y en el futuro.
Digamos que, por ejemplo, si hay un cambio de Responsable, el nuevo responsable pueda entender fácilmente el trabajo hecho por el anterior. Y el estado o fase en que se encuentra la información.
- Permisos de Lectura o Escritura o Sin Permiso:
A cada Individuo y en relación a cada Centro/Unidad, le podemos asignar: Sin Permiso – Lectura - Escritura. Tanto para edición de los Requisitos como para la Evaluación del cumplimiento de los mismos.
Esta función abre mil posibilidades de trabajo en equipo.
Imaginemos una de tantas configuraciones: un responsable de servicios centrales tiene permiso de escritura para dar de alta y modificar los Requisitos de un Centro, y establece el listado de Requisitos; y el responsable local sólo lectura para Requisitos, pero escritura para efectuar la Evaluación. Por tanto las obligaciones las determinan los servicios centrales, pero la Evaluación del cumplimiento el responsable local -o ambos, servicios centrales y sede local, si así se define-.
- Salte de la información aportada por InfoSald a la suya personalizada, y viceversa, con un solo click.
Navegue rápidamente desde el Requisito de cliente, a la norma o el documento asociado y acceda al texto completo y otros datos; o desde el Requisito de cliente al Requisito de InfoSald vinculado. Todo ello con un gran ahorro de tiempo y una gran integración de datos.
- Puede generar/imprimir informes en PDF o exportar a Excel.
- Agenda/Calendario de obligaciones.
En breve va a disponer de un útil y práctico calendario-agenda, que le va a facilitar el cumplimiento y la evaluación del mismo, de sus requisitos.
- Otras funcionalidades disponibles:
Son varias, y seguro que encuentra alguna o todas ellas interesantes. Pero dejemos que las descubra cuando esté usando el módulo.
Además, llevan asociadas explicaciones que le aportarán la información necesaria para entenderlas y sacar el máximo provecho.
- El módulo NO está cerrado. Más bien abierto a sugerencias y mejoras.
Y de hecho ya estamos ideando nuevas e interesantes funciones, que hagan más práctico y manejable este módulo. Y que le ahorren trabajo.
Por ejemplo, un sistema que le indique si uno de sus requisitos de cliente se deriva de una norma Derogada; si fuera así, quizá debería dar de baja ese requisito.
Reciba un cordial saludo,
- Solicitar el acceso al módulo de Identificación de Requisitos y Evaluación del Cumplimiento.
- Dar de alta un Administrador Principal, al menos.
- Dar de alta un Centro/Unidad.
- Asignar los permisos de cada Individuo para los Centros/Unidades.
Fernando Sanz del Forcallo
Director de InfoSald
