Los
Sistemas de Gestión
Medioambiental, Calidad y PRL tienen en común la exigencia de
identificar y actualizar los
requisitos legales que apliquen a la
organización que decida incorporarse a los mismos. Y establecer un
sistema para
evaluar su cumplimiento.
InfoSald le permite cumplir con las exigencias de los Sistemas de
Gestión. A fecha de hoy, más de 1500 empresas o entidades están ya certificadas
en Medio Ambiente, aportando
InfoSald como medio para conocer y
actualizar la legislación y los requisitos incluidos en la misma que les
aplica.
La frecuencia de actualización
diaria de
InfoSald, y los
extractos en forma de Ficha de Requisitos Legales, le permiten
identificar,
acceder y actualizar los requisitos legales de acuerdo a las exigencias
de los sistemas.
El mirec (módulo de identificación de requisitos y evaluación del cumplimiento)
le permite además
evaluar el cumplimiento de dichos requisitos.
Veamos dónde se recogen las obligaciones en cuanto a
legislación y sus requisitos en cada norma de los sistemas de gestión:
ISO 14001:2004
Punto 4.3: Planificación
"4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos. La organización debe
establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
a)
identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y
otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos
ambientales; y
b) determinar como se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales.
La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y
otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta en el
establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión
ambiental."
Punto 4.5: Verificación.
"4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal.
4.5.2.1 En coherencia con
su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar y
mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el
cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las
evaluaciones periódicas.
4.5.2.2 La organización
debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La organización
puede combinar esta evaluación con la evaluación de cumplimiento legal
mencionada en el apartado 4.5.2.1, o establecer uno o varios procedimientos
separados.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las
evaluaciones periódicas."
EMAS: Reglamento 1221/2009 de la Unión Europea
Con el sistema
EMAS se pretende
reforzar el mecanismo para determinar si
una organización cumple todos los requisitos legales aplicables en materia de
medio ambiente para aumentar la credibilidad de EMAS y, en particular,
para permitir a los Estados miembros reducir la carga administrativa de las
organizaciones registradas por medio de la desregulación o la flexibilidad
reglamentaria.
ANEXO I. ANÁLISIS MEDIOAMBIENTAL.
El análisis medioambiental abordará las áreas siguientes:
1. Indicación de los requisitos legales aplicables en materia de medio
ambiente.
Además de confeccionar una lista de los requisitos legales aplicables, la
organización debe indicar, asimismo, cómo pueden proporcionarse pruebas del
cumplimiento por su parte de los diferentes requisitos.
ANEXO II. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL Y ASPECTOS
ADICIONALES QUE DEBEN TRATAR LAS ORGANIZACIONES QUE APLICAN EMAS.
Los requisitos del sistema de gestión medioambiental aplicables con arreglo a
EMAS son los establecidos en la sección 4 de la norma EN ISO 14001:2004, pero
ADEMÁS, las organizaciones registradas en EMAS deben tratar una serie de
ASPECTOS ADICIONALES directamente vinculados con algunos elementos de la
sección 4 de la norma EN ISO 14001:2004, entre los que se encuentran los
siguientes:
"B.2. RESPETO DE LA LEGISLACIÓN.
Las organizaciones que quieran registrarse en EMAS deben poder demostrar que:
1) han tenido CONOCIMIENTO y saben de las implicaciones para la organización de
toda la normativa pertinente sobre medio ambiente, determinada durante el
análisis medioambiental con arreglo al anexo I;
2) han ADOPTADO LAS DISPOSICIONES OPORTUNAS en materia de respeto de la
legislación medioambiental, incluso en relación con las autorizaciones y las
limitaciones de las mismas, y
3) han ESTABLECIDO PROCEDIMIENTOS que permiten a la organización cumplir esos
requisitos con carácter permanente."
OHSAS 18001:2007
Antes de nada cabe destacar que el estándar (de la Serie de Evaluación de la
Seguridad y Salud en el Trabajo)
OHSAS 18001 ha sido desarrollado para
ser compatible con las normas sobre sistemas de gestión
ISO 9001 (calidad)
e
ISO 14001 (ambiental), con el fin de facilitar la integración de los
sistemas de gestión de la calidad, ambiental y de seguridad y salud en el
trabajo en las organizaciones, en caso de querer hacerlo.
-
InfoSald, a través de su
Paquete General (Medio ambiente, Prevención de
riesgos laborales y Seguridad industrial) y los
paquetes de Calidad,
logra la integración de toda la normativa aplicable a estos
tres tipos
de sistemas de gestión en una misma herramienta informática,
permitiendo su
identificación y actualización. Y la evaluación
del
cumplimiento.
Argumentamos a continuación la relación entre
Legislación y OHSAS 18001:2007:
- Como novedad de la OHSAS 18001:2007, cabe destacar la introducción de un
nuevo apartado sobre “Evaluación del cumplimiento legal” (4.5.2)
- Pero antes de entrar en el contenido del mismo, destacamos previamente el
apartado
"4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos.
La organización debe
establecer, implementar y mantener uno o varios
procedimientos
para identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros
requisitos de SST que sean aplicables.
La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y
otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta en el
establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión de la
SST.
La organización debe
mantener esta información actualizada.
La organización debe comunicar la información pertinente sobre los requisitos
legales y otros requisitos a las personas que trabajan para la organización y a
otras partes interesadas."
"4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal
4.5.2.1 En coherencia con su compromiso de cumplimiento (véase el
apartado 4.2c), la organización debe establecer, implementar y mantener uno o
varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los
requisitos legales aplicables (véase el apartado 4.3.2).
La organización debe mantener los registros de los resultados de las
evaluaciones periódicas.
Nota: La frecuencia de las evaluaciones
periódicas puede variar según los requisitos legales.
4.5.2.2 La organización debe evaluar el cumplimiento con otros
requisitos que suscriba (véase el apartado 4.3.2). La organización puede
combinar esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal mencionada en
el apartado 4.5.2.1, o establecer uno o varios procedimientos separados.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las
evaluaciones periódicas.
Nota: La frecuencia de las evaluaciones
periódicas puede variar según otros requisitos distintos que la organización
suscriba."
ISO 9001:2008
Durante el desarrollo de la ISO 9001:2008, se han considerado las disposiciones
de la Norma ISO 14001:2004 para aumentar la compatibilidad de las dos normas en
beneficio de la comunidad de usuarios. El Anexo A muestra la correspondencia
entre las Normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004.
InfoSald, a través de la suscripción a los paquetes de Calidad, le permite
cumplir con las exigencias de los Sistemas de Gestión de Calidad, como
la ISO 9001:2008, en lo referente a identificación y actualización de la
legislación. Y evaluación del cumplimiento.
Permítanos argumentar la relación entre Legislación e
ISO 9001:2008:
- Antes de nada hay que recoger que la ISO 9001:2008 dice en su apartado 3: "A
lo largo del texto de esta norma internacional, cuando se utilice el término
"producto", éste puede significar también "servicio"."
Esta aclaración es muy importante, pues en muchos casos la legislación que
afecta a una actividad no va a ir ligada solamente al producto entendido como
un objeto físico, sino al servicio que acompaña a la entrega del producto, y en
otros casos ni siquiera existirá producto físico como tal.
- La ISO 9001:2008 no incluye requisitos específicos de otros sistemas de
gestión, tales como aquellos particulares para la gestión ambiental, gestión de
la seguridad y salud ocupacional, gestión financiera o gestión de riesgos
(punto 0.4 - introducción).
- La referencia más concisa en cuanto a legislación la encontramos en el punto
7.2.1:
Punto 7.2: Procesos relacionados con el cliente.
"7.2.1: Determinación de los requisitos relacionados con el producto. La
organización debe
determinar:
...
c) los
requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto
(o servicio)."
- Según la tabla de correspondencia entre las normas ISO 9001:2008 e ISO
14001:2004, incluida en el anexo A, el equivalente del punto 4.3.2 de la ISO
14001 es el punto 7.2.1 y el 5.2 de la ISO 9001.
- Por la filosofía de la propia ISO es evidente que no bastará con la
determinación puntual de los requisitos legales, sino que el sistema deberá ser
mantenido,
o en términos de legislación,
actualizado. En el punto 4.1: Requisitos
generales, la norma nos dice que "La organización debe establecer, documentar,
implementar y
mantener un sistema de gestión de la calidad … de acuerdo
con los requisitos de esta norma internacional."
Por tanto, el sistema establecido para determinar los requisitos legales deberá
permitir una
actualización constante.
- Pero existen otras referencias que interesan a la legislación. Veamos el
punto 7.3.2:
Punto 7.3: Diseño y desarrollo.
"Punto 7.3.2: Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. Deben
determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos del
producto y mantenerse registros. Estos elementos de entrada deben incluir:
…
b) los
requisitos legales y reglamentarios aplicables.
- O el punto 7.4.1:
Punto 7.4: Compras.
"7.4.1: Proceso de compras. La organización debe
asegurarse de
que el producto adquirido cumple los
requisitos de compra especificados.
El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido
debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización
del producto o sobre el producto final." En los casos en que el producto
adquirido esté
sometido a legislación, los requisitos de compra sin duda
incluirán el cumplimiento de la legislación que afecte al producto. Puede ser
el caso de una fábrica de coches que adquiera piezas a un proveedor, o de un
constructor de edificios que instale ascensores, por poner alguno de los
múltiples ejemplos posibles.
Para
asegurarnos de que efectivamente cumple los requisitos de compra
parece lógico que la organización tenga
acceso a la legislación que
afecte al producto adquirido.
- Interesante es también el punto 7.5.4, sobre propiedad del cliente. Es
importante destacar que la propiedad del cliente puede incluir la propiedad
intelectual.
Punto 7.5: Producción y prestación del servicio.
"Punto 7.5.4: Propiedad del cliente. La organización debe cuidar los
bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la
organización o estén siendo utilizados por la misma."
Aparte de los bienes materiales, la
legislación de protección de datos y
de
protección de propiedad intelectual, deben ser contempladas para
alcanzar el objetivo que nos marca el punto 7.5.4.
- Por último, la norma presta atención al control de la producción, así como de
los equipos de seguimiento y de medición (puntos 7.5.1 y 7.6). Según la
actividad objeto de la certificación, deberemos tener en cuenta la
legislación
de Toma de muestras y Análisis, y en cuanto a los dispositivos de
medición a menudo el control de estos dispositivos debe hacerse siguiendo las
indicaciones de la legislación de
Metrología.