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Certificaciones, Sistemas de Gestión Medioambiental, Calidad y PRL


Exigencias de ISO 14001, EMAS, OHSAS e ISO 9001 en cuanto a legislación

Los Sistemas de Gestión Medioambiental, Calidad y PRL tienen en común la exigencia de identificar y actualizar los requisitos legales que apliquen a la organización que decida incorporarse a los mismos. Y establecer un sistema para evaluar su cumplimiento.

InfoSald le permite cumplir con las exigencias de los Sistemas de Gestión. A fecha de hoy, más de 1500 empresas o entidades están ya certificadas en Medio Ambiente, aportando InfoSald como medio para conocer y actualizar la legislación y los requisitos incluidos en la misma que les aplica.

La frecuencia de actualización diaria de InfoSald, y los extractos en forma de Ficha de Requisitos Legales, le permiten identificar, acceder y actualizar los requisitos legales de acuerdo a las exigencias de los sistemas. El MIREC (módulo de identificación de requisitos y evaluación del cumplimiento) le permite además evaluar el cumplimiento de dichos requisitos.

Veamos dónde se recogen las obligaciones en cuanto a legislación y sus requisitos en cada norma de los sistemas de gestión:

- ISO 14001:2004
- EMAS: Reglamento 1221/2009 de la Unión Europea
- OHSAS 18001:2007
- ISO 9001:2008

ISO 14001:2004

Punto 4.3: Planificación
"4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
a) identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus aspectos ambientales; y
b) determinar como se aplican estos requisitos a sus aspectos ambientales.

La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión ambiental."


Punto 4.5: Verificación.
"4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal.
4.5.2.1 En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
4.5.2.2 La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación de cumplimiento legal mencionada en el apartado 4.5.2.1, o establecer uno o varios procedimientos separados.

La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.

[subir]

EMAS: Reglamento 1221/2009 de la Unión Europea

Con el sistema EMAS se pretende reforzar el mecanismo para determinar si una organización cumple todos los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente para aumentar la credibilidad de EMAS y, en particular, para permitir a los Estados miembros reducir la carga administrativa de las organizaciones registradas por medio de la desregulación o la flexibilidad reglamentaria.

ANEXO I. ANÁLISIS MEDIOAMBIENTAL.

El análisis medioambiental abordará las áreas siguientes:
1. Indicación de los requisitos legales aplicables en materia de medio ambiente.
Además de confeccionar una lista de los requisitos legales aplicables, la organización debe indicar, asimismo, cómo pueden proporcionarse pruebas del cumplimiento por su parte de los diferentes requisitos.

ANEXO II. REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL Y ASPECTOS ADICIONALES QUE DEBEN TRATAR LAS ORGANIZACIONES QUE APLICAN EMAS.

Los requisitos del sistema de gestión medioambiental aplicables con arreglo a EMAS son los establecidos en la sección 4 de la norma EN ISO 14001:2004, pero ADEMÁS, las organizaciones registradas en EMAS deben tratar una serie de ASPECTOS ADICIONALES directamente vinculados con algunos elementos de la sección 4 de la norma EN ISO 14001:2004, entre los que se encuentran los siguientes:

"B.2. RESPETO DE LA LEGISLACIÓN.
Las organizaciones que quieran registrarse en EMAS deben poder demostrar que:
1) han tenido CONOCIMIENTO y saben de las implicaciones para la organización de toda la normativa pertinente sobre medio ambiente, determinada durante el análisis medioambiental con arreglo al anexo I;
2) han ADOPTADO LAS DISPOSICIONES OPORTUNAS en materia de respeto de la legislación medioambiental, incluso en relación con las autorizaciones y las limitaciones de las mismas, y
3) han ESTABLECIDO PROCEDIMIENTOS que permiten a la organización cumplir esos requisitos con carácter permanente."

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OHSAS 18001:2007

Antes de nada cabe destacar que el estándar, de la Serie de Evaluación de la Seguridad y Salud en el Trabajo, OHSAS 18001 ha sido desarrollado para ser compatible con las normas sobre sistemas de gestión ISO 9001 (calidad) e ISO 14001 (ambiental), con el fin de facilitar la integración de los sistemas de gestión de la calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo en las organizaciones, en caso de querer hacerlo.

- InfoSald, a través de su Paquete General (Medio ambiente, Prevención de riesgos laborales y Seguridad industrial) y los paquetes de Calidad, logra la integración de toda la normativa aplicable a estos tres tipos de sistemas de gestión en una misma herramienta informática, permitiendo su identificación y actualización. Y la evaluación del cumplimiento.

Argumentamos a continuación la relación entre Legislación y OHSAS 18001:2007:

- Como novedad de la OHSAS 18001:2007, cabe destacar la introducción de un nuevo apartado sobre “Evaluación del cumplimiento legal” (4.5.2)

- Pero antes de entrar en el contenido del mismo, destacamos previamente el apartado "4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos.
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos de SST que sean aplicables.
La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión de la SST.
La organización debe mantener esta información actualizada.
La organización debe comunicar la información pertinente sobre los requisitos legales y otros requisitos a las personas que trabajan para la organización y a otras partes interesadas."

"4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal

4.5.2.1 En coherencia con su compromiso de cumplimiento (véase el apartado 4.2c), la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables (véase el apartado 4.3.2).
La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
Nota: La frecuencia de las evaluaciones periódicas puede variar según los requisitos legales.

4.5.2.2 La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba (véase el apartado 4.3.2). La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal mencionada en el apartado 4.5.2.1, o establecer uno o varios procedimientos separados.
La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
Nota: La frecuencia de las evaluaciones periódicas puede variar según otros requisitos distintos que la organización suscriba."

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ISO 9001:2008

Durante el desarrollo de la ISO 9001:2008, se han considerado las disposiciones de la Norma ISO 14001:2004 para aumentar la compatibilidad de las dos normas en beneficio de la comunidad de usuarios. El Anexo A muestra la correspondencia entre las Normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004.

InfoSald, a través de la suscripción a los paquetes de Calidad, le permite cumplir con las exigencias de los Sistemas de Gestión de Calidad, como la ISO 9001:2008, en lo referente a identificación y actualización de la legislación. Y evaluación del cumplimiento.

Permítanos argumentar la relación entre Legislación e ISO 9001:2008:

- Antes de nada hay que recoger que la ISO 9001:2008 dice en su apartado 3: "A lo largo del texto de esta norma internacional, cuando se utilice el término "producto", éste puede significar también "servicio"."
Esta aclaración es muy importante, pues en muchos casos la legislación que afecta a una actividad no va a ir ligada solamente al producto entendido como un objeto físico, sino al servicio que acompaña a la entrega del producto, y en otros casos ni siquiera existirá producto físico como tal.

- La ISO 9001:2008 no incluye requisitos específicos de otros sistemas de gestión, tales como aquellos particulares para la gestión ambiental, gestión de la seguridad y salud ocupacional, gestión financiera o gestión de riesgos (punto 0.4 - introducción).

- La referencia más concisa en cuanto a legislación la encontramos en el punto 7.2.1:
Punto 7.2: Procesos relacionados con el cliente.
"7.2.1: Determinación de los requisitos relacionados con el producto. La organización debe determinar:
...
c) los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto (o servicio)."

- Según la tabla de correspondencia entre las normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004, incluida en el anexo A, el equivalente del punto 4.3.2 de la ISO 14001 es el punto 7.2.1 y el 5.2 de la ISO 9001.

- Por la filosofía de la propia ISO es evidente que no bastará con la determinación puntual de los requisitos legales, sino que el sistema deberá ser mantenido, o en términos de legislación, actualizado. En el punto 4.1: Requisitos generales, la norma nos dice que "La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad … de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional."
Por tanto, el sistema establecido para determinar los requisitos legales deberá permitir una actualización constante.

- Pero existen otras referencias que interesan a la legislación. Veamos el punto 7.3.2:
Punto 7.3: Diseño y desarrollo.
"Punto 7.3.2: Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. Deben determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto y mantenerse registros. Estos elementos de entrada deben incluir:

b) los requisitos legales y reglamentarios aplicables.

- O el punto 7.4.1:
Punto 7.4: Compras.
"7.4.1: Proceso de compras. La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final." En los casos en que el producto adquirido esté sometido a legislación, los requisitos de compra sin duda incluirán el cumplimiento de la legislación que afecte al producto. Puede ser el caso de una fábrica de coches que adquiera piezas a un proveedor, o de un constructor de edificios que instale ascensores, por poner alguno de los múltiples ejemplos posibles.
Para asegurarnos de que efectivamente cumple los requisitos de compra parece lógico que la organización tenga acceso a la legislación que afecte al producto adquirido.

- Interesante es también el punto 7.5.4, sobre propiedad del cliente. Es importante destacar que la propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual.
Punto 7.5: Producción y prestación del servicio.
"Punto 7.5.4: Propiedad del cliente. La organización debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma."
Aparte de los bienes materiales, la legislación de protección de datos y de protección de propiedad intelectual, deben ser contempladas para alcanzar el objetivo que nos marca el punto 7.5.4.

- Por último, la norma presta atención al control de la producción, así como de los equipos de seguimiento y de medición (puntos 7.5.1 y 7.6). Según la actividad objeto de la certificación, deberemos tener en cuenta la legislación de Toma de muestras y Análisis, y en cuanto a los dispositivos de medición a menudo el control de estos dispositivos debe hacerse siguiendo las indicaciones de la legislación de Metrología.

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